In vielen alltäglichen Lebenslagen kann es notwendig sein, dass sich eine Person identifizieren muss. Häufig wird zu diesem Zweck eine Kopie des Personalausweises gefordert. Mit Einführung der DS-GVO ist jedoch Unsicherheit eingetreten, wann eine Kopie des Personalausweises berechtigterweise verlangt werden kann. Diese Unsicherheit ist nicht unbegründet, da nach den Grundsätzen der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung eine Ausweiskopie nicht für jeden Sachverhalt zur Identifizierung verlangt werden kann. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) hat sich deshalb diesem Thema angenommen und eine Handreichung hierfür herausgegeben: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Aktuelles/Inhalt/Personalausweis-und-Datenschutz/Datenschutz-und-Personalausweis-2019_06.pdf. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen die wichtigsten Aussagen aus dieser Handreichung näherbringen.

Unter welchen Voraussetzungen kann eine Personalausweiskopie verlangt werden?

Grundsätzlich ist eine Personalausweiskopie immer unzulässig, wenn sie nicht erforderlich ist. Aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung geht hervor, dass eine Kopie unverzüglich zu löschen ist, sobald der Zweck der Identifizierung erfüllt wurde, es sei denn, dem stehen spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Weitere Anforderungen an eine zulässige Kopie sind, dass es keine einfachere Möglichkeit gibt die Identität festzustellen, z. Bsp. indem der Ausweis lediglich vorgezeigt wird. Die Daten dürfen ausschließlich für die Identifizierung genutzt und erhoben werden. Nach § 20 Abs 2 S. 1 Personalausweisgesetz muss die Kopie des Ausweises auch als solche erkennbar sein. Alle Angaben, welche nicht für die Identifizierung gebraucht werden, müssen geschwärzt werden.

Beispiele für berechtigte/unberechtigte Personalausweiskopien

Weiterhin hat das LDI NRW Fallbeispiele für Personalausweiskopien aufgeführt und beschrieben wie eine datenschutzkonforme Überprüfung stattfinden kann.

• Außerhalb von sogenannten „Massengeschäften“, die nicht alltäglich sind kann ein Identitätsnachweis notwendig sein. Beispielweise wird es nicht notwendig sein, beim wöchentlichen Einkauf die Identität zu erfassen. Beim Kauf eines Grundstücks oder bei der Aufnahme eines Kredits, kann der zweifelsfreie Nachweis der Identität aber durchaus zweckmäßig sein.
• Verpflichtete im Rahmen des Geldwäschegesetzes (GWG) sind zu Dokumentationszwecken häufig verpflichtet Ausweiskopien ihrer Kunden anzufertigen. Dazu gehören Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen, Immobilienmakler oder auch Steuerberater. Die Verpflichtung betrifft eine vollständige Kopie des Ausweises, welche 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden muss.
• Telekommunikationsanbieter können berechtigterweise vor Abschluss eines Vertrags eine Ausweiskopie verlangen, um die Angaben zu verifizieren. Die Kopie ist allerdings sofort nach Verifizierung der Daten zu löschen.
• Vermieter können von Mietinteressenten die Einsicht und ein Ausweisdokument verlangen, um die Identität zu verifizieren. Die Anfertigung einer Kopie ist in diesem Fall allerdings nicht zulässig.
• Hotels sind gem. § 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz dazu verpflichtet ihre Gäste durch einen Meldeschein zu dokumentieren. Häufig wird hierfür nach dem Personalausweis gefragt. Da jedoch keine Prüfpflicht auf die Richtigkeit der Angaben des Gastes besteht, besteht hier auch kein Anspruch das Ausweisdokument zu prüfen, es sei denn der Gast gibt seinen Ausweis freiwillig. Jedoch besteht eine Prüfpflicht, wenn ausländische Gäste auf dem Meldeschein vermerkt sind. Für diesen Fall kann Einsicht in ein Ausweisdokument verlangt werden. Eine Kopie ist jedoch unzulässig.
• Altmetallhändler haben keine spezialgesetzliche Dokumentationspflicht bei Ankäufen unter 10.000€, eine Ausweiskopie ist deshalb unzulässig.
• Wirtschaftsauskunfteien können Ausweiskopien anfordern, da diese höchstpersönlichen Informationen der Anfragenden herausgeben.
• Beim Check-In am Flughafen darf ein gültiges Ausweisdokument auch elektronisch eingelesen werden. Wichtig ist dabei, dass nur die für die Identifikation notwendigen Daten erkannt und eingelesen werden.
• Im Güterkraftverkehr kann für den Auftraggeber eine Prüfpflicht gegenüber den Fahrern des Auftragnehmers bestehen (gem. § 7 c Güterkraftverkehrsgesetz). Die Angaben, dürfen zu Dokumentationszwecken notiert werden, eine Ausweiskopie darf nicht erfolgen.
• Ein Personalausweis darf nach § 1 Abs. 1 S. 3 Personalausweisgesetz nicht als Pfand hinterlegt werden. Vorname, Name und Adresse dürfen bei der Vermietung eines Gegenstands notiert werden, die Kopie des Personalausweises ist jedoch nicht notwendig.

Aus all diesen Fallbeispielen lässt sich herausnehmen, dass bei Zweifeln an der Identität einer Person, nicht leichtfertig eine Personalausweiskopie verlangt werden sollte. Dies kann einen Verstoß gegen die DS-GVO darstellen. Festhalten lässt sich, dass das Einfordern einer Personalausweiskopie häufig nur dann zulässig ist, wenn eine spezialgesetzliche Regelung dies verlangt. In vielen anderen Fällen kann es ausreichend sein sich den Ausweis lediglich zeigen zu lassen. Zu Prüfen ist in jedem Falls immer die Erforderlichkeit einer Kopie. Das heißt, wenn es eine weniger eingriffsintensive Lösung gibt als eine Ausweiskopie anzufordern, sollte diese Möglichkeit auch wahrgenommen werden.

Das LDI NRW hat mit diesen Hinweisen eine nützliche Handreichung gegeben, die in diesen Bereich für mehr Klarheit sorgt.