Das ist die Frage, der wir heute auf den Grund gehen wollen. Ist es bei Ihnen im Unternehmen üblich, dass alle Mitarbeiter oder jedenfalls jede Abteilung Einsicht in den kompletten Dienstplan (der Abteilung) nehmen kann bzw. dieser sogar ausgehängt wird? Dann sind Sie definitiv nicht allein. Diese Praktik ist in vielen Unternehmen Gang und Gäbe und beispielsweise in Gastronomie und Pflege vor allem dann hilfreich für die Mitarbeiter, wenn sie untereinander Schichten tauschen möchten. Datenschutzkonform ist das allerdings nicht. Wir erklären Ihnen kurz, warum.

Ein Dienstplan gibt in der Regel sehr viele Daten zu den einzelnen Mitarbeitern preis, wie Vollnamen, Schichten, Urlaubs- sowie Abwesenheitszeiten und mitunter auch Geburtsdaten. Dies sind personenbezogene Daten, welche den Mitarbeitern einen Einblick in die Privatsphäre der Kollegen geben: Wann hat xy Urlaub? Wieso ist xy da schon wieder nicht da? Macht xy eigentlich immer nur Frühschichten?

In der Regel haben Mitarbeiter kein Problem damit, dass der Dienstplan ausgehangen und für die Kollegen zugänglich gemacht wird. Es kann natürlich auch von Vorteil sein, zu wissen, wer wann im Haus ist, zum Beispiel für die Aufgabenverteilung oder Terminvergabe. Aber um datenschutzrechtlich abgesichert zu sein, sollten alle Mitarbeiter ihre Einwilligung dafür geben. Dies können Sie einfach schriftlich mit einer kurzen Einwilligungserklärung ggf. auch bereits bei Vertragsunterzeichnung erfassen. Denken Sie aber daran, den Mitarbeitern darf kein Nachteil entstehen, wenn Sie die Einwilligung nicht erteilen.

Damit sind Sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und Ihre Mitarbeiter können entscheiden, ob die Kollegen Einsicht in ihre Arbeits- und Urlaubszeiten erhalten.