Wie oft müssen Sie in Ihrem Arbeitsalltag über Datenschutz nachdenken? Wie häufig müssen Sie nachschauen oder nachfragen, wie Sie sich verhalten müssen, wenn es um Datenschutz geht? Wie entspannt wäre es, wenn dies alles fließend und ohne große Überlegung ablaufen könnte?

Um diese Vorstellung zu realisieren, muss man Datenschutz als Teil der Unternehmenskultur etablieren. Das heißt einfach gesagt, machen Sie den Datenschutz im Unternehmen genauso normal, wie die Mittagspause oder den Einstellungsprozess. Das sind beides Dinge, welche ganz von selbst ablaufen und ausgeführt werden. Jeder weiß, was er wann zu tun hat und wie man vorgeht. Die Mittagspause ist für jeden Mitarbeiter normal, jeder weiß wann, wo und wie lange er seine Mittagspause abhält. Genauso sollte das Bewusstsein für Datenschutz im Unternehmen vorhanden sein, jeder weiß, was zu tun ist oder zumindest, an welchen Kollegen er sich zu wenden hat. Nichtsdestotrotz sollte jeder Mitarbeiter ein gewisses Grundbewusstsein haben. Hier können Datenschutzschulungen in die übliche Jahresplanung für das Unternehmen einbezogen werden. Sodass von vornherein jedes Jahr geplant wird, ob und wann die Mitarbeiter im Datenschutz geschult werden müssen.

Auch bei unternehmensbezogenen Entscheidungen sollte der Datenschutz das Zentrum des Handelns sein. Den Datenschutz zu bedenken, sollte keine extra Hürde sein, sondern ganz natürlich im Unternehmensalltag bedacht werden und in allen Entscheidungen problemlos verflochten sein. Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind dabei keine „nervige Extraaufgabe“, sondern sind ganz von selbst Teil des Unternehmens, genauso wie eben die Tatsache, dass der letzte Mitarbeiter das Licht ausschaltet und die Tür abschließt. Stichworte können hier helfen, Prozesse zu etablieren, die ebenso einfach und fließend ablaufen, da eine Zuordnung kein Problem darstellt. Als Beispiel könnte man hier das Stichwort „Betroffenenanfrage“ wählen. Die Mitarbeiter wissen, welche Begrifflichkeiten darunterfallen (Auskunft, Löschung, etc.) und können eingehende Post dem entsprechenden Mitarbeiter zuordnen, welcher für deren Bearbeitung zuständig ist. Dieser Prozess fügt sich dann in die Postbearbeitung ein, ohne dass man groß über „Datenschutz“ nachdenken muss.

Mittlerweile sind sicher bei vielen von Ihnen bereits grundlegende Datenschutzthemen im Unternehmen fest verankert, aber es ist wichtig, sich ins Gedächtnis zu rufen, dass man dieses Thema zu einem Teil der Unternehmenskultur werden lassen sollte. Mehr und mehr. Schritt für Schritt. Tag für Tag. Sodass der Datenschutz eines Tages kein lästiges Thema mehr ist, um welches Sie gezwungen sind sich zu kümmern, weil es der Gesetzgeber vorschreibt, sondern ein Teil Ihres Unternehmens, welcher ganz von selbst abläuft ohne jede Lästigkeit, bei dem jeder weiß, was zu tun ist und wie man sich verhält. Eben wie die Mittagspause. Genauso unkompliziert und genauso einfach.