EuGH-Urteil zur systematischen Zeiterfassung und die datenschutzrechtliche Dimension dahinter

In der letzten Woche erließ der Europäische Gerichtshof ein Urteil, welches im Nachhinein für einigen Wirbel in den Medien, aber auch bei Arbeitgebern und bei Arbeitnehmern gesorgt hat. Wir möchten in diesem Beitrag die Hintergründe und die Folgen des Urteils beleuchten und schließlich auch welche datenschutzrechtliche Relevanz das Urteil hat.

Was hat der EuGH geurteilt?

Im Wesentlichen ging es bei dem Rechtsstreit ursprünglich darum, dass eine spanische Gewerkschaft darauf geklagt hat, einen spanischen Ableger der Deutschen Bank dazu zu verpflichten, dass dieser die Einhaltung der vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten erfasst. Der Nationale Gerichtshof in Spanien, der darüber zu entscheiden hatte, hat die Fragestellung daraufhin an den EuGH weitergegeben.

Dieser hat im Sinne der Gewerkschaft entschieden (Az: C-55/18), dass die Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen „ein objektives verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“.

Begründet wurde dies mit dem Grundrecht von Arbeitnehmern auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie auf festgelegte Ruhezeiten, welches sich aus der EU-Grundrechte-Charta und präzisierend aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie ergibt.

Welche Folgen hat dieses Urteil?

Zunächst ist eine Folge davon, dass alle EU-Mitgliedsstaaten dieses Urteil umsetzen müssen. In Deutschland galt bisher, dass nur eine Verpflichtung zur Dokumentation der Überstunden besteht. Nun muss die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmern dokumentiert werden.

Genaue Vorgaben, in welcher Form diese Dokumentation zu erfolgen hat, hat der EuGH nicht gemacht. Es ist denkbar die Arbeitszeit elektronisch, in Papierform, per App oder auch durch eine Stechuhr zu erfassen. Die Erfassung der Arbeitszeit kann sogar an die Arbeitnehmer selbst delegiert werden. Die einzige Vorgabe ist nur, dass die Zeiterfassung „objektiv, verlässlich und zugänglich ist“.

Unter diesen Voraussetzungen wird es in Zukunft wohl keinem Arbeitgeber mehr erspart bleiben, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren.

Welche datenschutzrechtlichen Folgen hat das Urteil?

Aus dieser Dokumentationspflicht ergeben sich wiederum datenschutzrechtliche Notwendigkeiten, da die Zeiterfassung gleichzeitig auch immer eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter ist.

Wenn sich für ein Zeiterfassungssystem entschieden wurde, ist hier vorher immer das Risiko des Systems für die Rechte und Freiheiten der Mitarbeiter zu bestimmen. Anhand dieses Risikos sollten dann technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, die verhindern, dass die Daten gelöscht, mutwillig verändert, abgezogen oder anderweitig missbraucht werden. Schon alleine das Interesse des Arbeitsgebers, den Mitarbeiter den korrekten Lohn zu zahlen, ist hier Motivation das Zeiterfassungssystem anständig zu sichern.

Sollte durch ein Zeiterfassungssystem ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Mitarbeiter bestehen, kann es sogar verpflichtend sein, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

Entscheidet man sich für ein elektronisches Zeiterfassungssystem wird hierbei häufig ein Dienstleister bzw. eine Software eingesetzt. Gibt es die Möglichkeit der Fernwartung für das System, sollte zusätzlich eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen werden.

Wird die Arbeitszeit in Papierform oder in Excel erfasst, sollte immer darauf geachtet werden, dass der Zugriff auf diese Dokumente nicht jedem möglich ist. Außerdem sollten diese Dokumente sicher aufbewahrt werden.

Nach dem Grundsatz der Datenminimierung ist zudem zu beachten, dass die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeiten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch wieder gelöscht werden sollten. Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zwei Jahre ab dem Tag der Dokumentation (dies betrifft jedoch nicht die sonstigen Lohnunterlagen).

Besonders auf diese vorgenannten Punkte sollte aus datenschutzrechtlicher Sicht bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems geachtet werden.

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