Home Office und Papierunterlagen

Nach Monaten des Home Office kehren viele Mitarbeiter inzwischen wieder an ihre Schreibtische und Arbeitsplätze beim Arbeitgeber zurück.

Nach dieser teils notgedrungenen Phase der Heimarbeit haben viele Mitarbeiter jedoch festgestellt, dass sie zukünftig gerne regelmäßig im Home Office arbeiten möchten. Arbeitgeber sind nach den Erfahrungen der letzten Monate nun auch vermehrt bereit, diesem Wunsch nachzugeben und wollen das mobile Arbeiten auch über die Zeit der Pandemie hinaus ermöglichen.

In diesem Zusammenhang haben wir bereits regelmäßig zu Datenschutz im Home Office berichtet (https://www.datarea.de/home-office-und-datenschutz/ und https://www.datarea.de/homeoffice-fuer-mitarbeiter/)

Meist wird hauptsächlich darüber informiert, dass der Datenschutz in digitalen Lösungen bei der mobilen Arbeit zu beachten ist. Teilweise nehmen Mitarbeiter aber auch noch Akten und andere Papierunterlagen für die Arbeit mit nach Hause, weil noch keine digitale Lösung vorhanden oder weil eine manuelle Bearbeitung schlicht notwendig ist.

Auch für Papierdokumente im Home Office sollte natürlich darauf geachtet werden, dass diese nicht für Dritte zugänglich sind und verloren gehen.

Aus den Empfehlungen der Datenschutzaufsichtsbehörden zu Papierunterlagen im Home Office können daher folgende Maßnahmen und Hinweise abgeleitet werden, damit auch Papierunterlagen beim mobilen Arbeiten sicher sind:

  • Clean-Desk-Policy auch am Heimarbeitsplatz, d. h. keine Unterlagen liegen lassen und den Schreibtisch immer aufgeräumt hinterlassen
  • Verschließbares Arbeitszimmer oder verschließbare Aktenschränke o. ä., damit Dritte keinen Einblick in die Papierunterlagen nehmen können (dazu zählen auch Familienangehörige oder Besucher)
  • Beim Transport sollten Unterlagen entsprechend gesichert sein, d. h. sie sollten nicht unbeaufsichtigt auf dem Rücksitz, in öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch in Restaurants abgelegt werden
  • Kein Einblick in die Fenster am Arbeitsplatz, so dass Dokumente eingesehen werden können, verschließen der Fenster, sobald man den Arbeitsplatz verlässt (insofern man im Erdgeschoss sitzt)
  • Keine Entsorgung von Dokumenten über den Hausmüll und wenn, dann nur geschreddert. Ansonsten sollten Papierdokumente beim Arbeitgeber vernichtet/entsorgt werden
  • Nutzung von geeigneten Mappen oder Ordnern, die nicht transparent sind und Einblick von außen in Unterlagen gewähren
  • Nach Möglichkeit keine Nutzung von Originaldokumenten, sondern von Kopien

Grundsätzlich können Mitarbeiter also auch bei Papierunterlagen im Home Office einiges tun, um den Datenschutz zu gewährleisten. Denn der Datenschutz gilt nicht nur für Daten, welche elektronisch gespeichert werden. Werden personenbezogene Daten auf Papier verarbeitet, ist der Datenschutz auch hier zu gewährleisten.

Dies gilt übrigens ebenso für Geschäftsgeheimnisse. Bearbeiten Mitarbeiter im Home Office Entwürfe oder andere Dokumente, welche keine personenbezogenen Daten, sondern Geschäftsheimnisse enthalten, so lassen sich die empfohlenen Maßnahmen ebenso hierauf übertragen.

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