Mitarbeiterdatenschutz

Grundsätzlich richtet sich der Mitarbeiterdatenschutz nach § 26 DSAnpUG-EU/ BDSG n. F., demnach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.

In Unternehmen kommt es immer häufiger zu Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, da Interessenkonflikte – insbesondere in Bezug auf die Befürchtung einer Überwachung am Arbeitsplatz – vorliegen. Die Meinungen über die datenschutzrechtliche Zulässigkeit gehen hier weit auseinander, wie etwa bei der E-Mail- und Internetnutzung oder gar bei der Nutzung von GPS-Systemen.

1. NUTZUNG DES E-MAIL-ACCOUNTS

In der Regel wird die dienstliche-Mail-Adresse für geschäftliche Zwecke genutzt. Ein Problem kann dann auftreten, wenn der Arbeitnehmer die E-Mail-Adresse auch für private Zwecke nutzt. Beispielsweise ist für den Arbeitgeber die Archivierung des E-Mail-Verkehrs zwingend erforderlich, um zum Beispiel gegenüber Vertragspartnern oder dem Finanzamt Vereinbarungen und Ausgaben (z. B. Rechnungen) nachweisen zu können. Selbst, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber einfach auf das Postfach zugreifen darf. Es empfiehlt sich für den Arbeitgeber nunmehr immer von einer Anwendbarkeit des Telekommunikationsgesetzes auszugehen. So sollte niemals unerlaubt der E-Mail-Verkehr überprüft  oder archiviert werden. Insbesondere geht man von der Anwendbarkeit dieses Gesetzes aus, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet hat. Generell gilt hier, dass immer ein Verbot der privaten Nutzung ausgesprochen werden sollte. Dieses Verbot kann sodann allerdings durch eine Erlaubnis ersetzt werden – insofern der Arbeitnehmer bestimmten Einschränkungen, wie der Archivierung von E-Mails und der Filterung von SPAM zustimmt. Ansonsten gilt für diesen weiterhin das Verbot der Privatnutzung. Denn ohne diese Einwilligung würde die Archivierung und Überprüfung des E-Mail-Verkehrs (des privaten) eine strafbare Verletzung des Telekommunikationsgesetzes gemäß § 206 StGB (Fernmeldegeheimnis) darstellen.

2. NUTZUNG DES INTERNETZUGANGES

Nahezu jeder in Unternehmen befindliche Arbeitsplatzrechner hat einen Zugang zum Internet. Häufig wird dieser jedoch von Arbeitnehmern auch für private Zwecke genutzt. Nicht selten steckt dort auch eine Erlaubnis des Arbeitgebers dahinter, denn dadurch wird u. a. die Zufriedenheit des Arbeitnehmers gefördert sowie lange Arbeitsunterbrechungen – zum Beispiel für Behördengänge, für welche auch eine elektronische Variante vorliegt – vermieden. Grundsätzlich muss man hierzu sagen, dass nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts die private Nutzung des Internet am Arbeitsplatz verboten ist, sofern diese nicht ausdrücklich erlaubt wurde. Auch hier greift sodann wieder das Telekommunikationsgesetz, welches dem Arbeitnehmer verbietet die Seitenaufrufe von Arbeitnehmern zu protokollieren. Die private Nutzung kann mittels einer ausdrücklichen Einwilligung unter verschiedenen Bedingungen genehmigt werden.

3. WEITERE DATENSCHUTZRECHTLICHE SITUATIONEN AM ARBEITSPLATZ

Nicht nur bei der privaten Nutzung des E-Mail-Accounts oder der des Internetzuganges können zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer datenschutzrechtliche Konflikte entstehen.

So ist stets vor der Anfertigung eines Mitarbeiterfotos – ganz gleich, ob auf einer Betriebsfeier oder im Fotostudio – die Erlaubnis des Mitarbeiters (gemäß § 22 Abs. 1 KUG;  vgl.  Urteil des Verwaltungsgerichtshofes Mannheim vom 08.05.2008, Az.: 1 S 2914/07) einzuholen. Achten Sie als Arbeitgeber bei der Einholung einer solchen „Fotoerlaubnis“ darauf, dass der genaue Verwendungszweck sowie das konkrete Veröffentlichungsmedium benannt sind. Es gilt außerdem zu beachten, dass die unbefugte Verbreitung oder zur Schaustellung von Fotos gem. § 33 KunstUrhG mit Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr oder mit einer Geldstrafe bestraft werden können.

Auch bei der Ermittlung des Aufenthaltsortes mittels GPS von Mitarbeitern – vor allem im Außendienst (Firmenwagen oder Firmenhandy) – gibt es einige datenschutzrechtliche Punkte zu beachten, denn die Dauerüberwachung eines Mitarbeiters per GPS ist aufgrund des permanenten Kontrolldrucks unzulässig. Vor dem Einsatz von GPS-System sollte der genaue Einsatzzweck festgelegt werden. Es gilt technisch zu unterbinden, dass Aufzeichnungen von Geschwindigkeit oder Fahrtunterbrechungen mit aufgezeichnet werden. Bei der Einführung von GPS-Systemen ist es in jedem Fall sinnvoll einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen, da es hier eine unheimliche Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften zu beachten gibt.

Grundsätzlich sind mit dem Mitarbeiterdatenschutz in Verbindung stehende Kontrollmaßnahmen nicht per se rechtswidrig, sondern können im Einzelfall unter datenschutzkonformer Ausgestaltung (unter  Beachtung der Betroffenenrechte) auch zur Rechtssicherheit beitragen.

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