Gemeinhin bekannt ist die Tatsache, dass man den Arbeitgeber oder den künftigen Arbeitgeber über eine bestehende oder geplante Schwangerschaft nicht informieren muss. Aus dem Gesetz ergibt sich hierfür lediglich eine Sollvorschrift. Das heiß, eine werdende Mutter soll den Arbeitgeber über Ihre Umstände informieren, muss es jedoch nicht tun. Als Arbeitgeber können Sie hier nichts tun, außer darauf zu vertrauen, dass Ihre Arbeitnehmerinnen selbst auf Sie zukommen. Es ist nämlich auch für diese sinnvoll, denn nur so können Sie als Arbeitgeber Ihre Pflichten zum Mutterschutz erfüllen.

Es ergibt sich im Folgenden für Sie als Arbeitgeber die Frage, darf der Mutterpass zur Personalakte gespeichert werden? Dürfen die Geburtsurkunden der Kinder zur Personalakte genommen werden? Ist das denn datenschutzkonform?

Gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten verboten und in einem Mutterpass finden sich neben den Gesundheitsdaten des Babys auch Informationen über den aktuellen sowie bisherigen Gesundheitszustand der Mutter. Die Einwilligung kann hier aufgrund der Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis nicht als Rechtsgrundlage greifen. Sie dürfen als Arbeitgeber also nicht von Ihren Arbeitnehmerinnen verlangen, den Mutterpass für die Personalakte vorzulegen.

Etwas anders verhält es sich beim Thema Geburtsurkunde der Kinder Ihrer Arbeitnehmer. Die Informationen der Geburtsurkunde sind insofern für Sie als Arbeitgeber relevant, dass die Arbeitnehmer auf dieser Basis einen Antrag auf Elternzeit stellen oder Kinderkrankentage nehmen können. Als Arbeitgeber hat man dann natürlich ein Interesse daran, dies nur denjenigen Arbeitnehmern zu ermöglichen, die auch tatsächlich Kinder haben. Hier ist auch an die Väter zu denken, denn auch für Väter kann dies relevant sein. Für sie beginnt der Anspruch auf Elternzeit mit Geburt des Kindes, für die Mutter frühestens mit Ende des Mutterschutzes. Jedem Elternteil stehen pro Kind drei Jahre Elternzeit zu. Ab dem dritten bis Vollendung des achten Lebensjahres sind es jedoch nur noch 24 Monate.

Auch was Kinderkrankentage betrifft, benötigt die Personalabteilung die entsprechenden Informationen. Jedem gesetzlich versicherten Elternteil steht nämlich eine bestimmte Anzahl Krankentage pro gesetzlich versichertem Kind zu. Hier kann sich der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber freistellen lassen und Kinderkrankengeld beantragen. Dies gilt jedoch nur für Kinder bis 12 Jahren. Sie sehen also auch hier sind gewisse Informationen aus der Geburtsurkunde nötig.

Daraus ergibt sich nun, dass die Vorlage der Geburtsurkunde nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer relevant ist, da hier die entsprechenden Informationen entnommen werden können. Aber dürfen Sie nun eine Kopie der Geburtsurkunde in der Personalakte speichern? Hier gilt Datenminimierung. Daraus ergibt sich, dass nur die Daten verarbeitet werden dürfen, die auch wirklich benötigt werden. Das heißt, es ist nicht notwendig, die Geburtsurkunde in Kopie in der Akte zu hinterlegen. Hier darf der Arbeitnehmer die Geburtsurkunde vorlegen, damit sich die Personalabteilung einen Vermerk in die Akte machen kann, aus welchem die Vorlage der Geburtsurkunde sowie Name und Geburtsdatum hervorgehen, und auch für die Personalabteilung unwichtige Informationen schwärzen.

Achten Sie also hier auf die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter (und deren Kinder) und verarbeiten in diesem Zusammenhang entsprechend nur Daten, welche Sie auch zwingend benötigen. Es lässt sich zusammenfassend sagen, dass ein Mutterpass gar nicht und bei den Geburtsurkunden der Kinder nur bestimmte Informationen durch die Personalabteilung verarbeitet werden dürfen. Auch wenn bei diesem Thema der erste Gedanke vielleicht nicht dem Datenschutz gilt, sollte er dennoch bedacht werden. Die Einhaltung des Datenschutzes ist nicht nur für Kundendaten wichtig, sondern auch für die Daten Ihrer Mitarbeiter.