Immer mehr öffentliche Stellen entdecken die Möglichkeiten von Social Media, um mit Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren. Ob für die Rekrutierung von Fachkräften und Auszubildenden, das Management ihres Images oder die Vermittlung von Informationen und Wissen – Behörden setzen vermehrt auf Plattformen wie TikTok, um bürgernah und aktuell zu agieren. Insbesondere im Vorfeld von Kommunalwahlen wird TikTok häufig genutzt. Diese Entwicklung hin zu mehr Bürgernähe und verständlicheren Informationen ist grundsätzlich positiv. Allerdings müssen dabei stets die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere der Datenschutz, eingehalten werden. Die von der Aufsichtsbehörde Baden-Würrtemberg gegebenen Tipps können aber auch auch privaten Unternehmen, Stellen  und Einrichtungen Rechtssicherheit geben.

Datenschutzrechtliche Herausforderungen bei der Nutzung von Social Media

Der Einsatz großer Social Media-Plattformen, wie TikTok, bringt erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich. Oft haben öffentliche Stellen nur eingeschränkte Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Nutzungsbedingungen, sowohl für sich selbst als auch für die Bürgerinnen und Bürger. Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) stellt daher infrage, ob die Datenverarbeitung auf TikTok den europäischen und deutschen Datenschutzanforderungen entspricht. Zweifel bestehen vor allem hinsichtlich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundprinzipien nach Art. 5 und Art. 25 DS-GVO, der Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DS-GVO sowie der speziellen Anforderungen für Minderjährige nach Art. 8 DS-GVO und der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO.

Checkliste für den datenschutzkonformen Einsatz von TikTok

Die folgende Checkliste soll helfen, TikTok so datenschutzkonform wie möglich nutzen zu können. Diese Fragen sollten beantwortet werden, um die Datenschutzkonformität sicherzustellen:

1. Kontoart: Welche Art von TikTok-Konto wird betrieben (persönliches Konto, Business-Konto)?
2. Klassifizierung als KRPPP: Wurde das Konto als „Konto einer Regierung, eines Politikers oder einer politischen Partei (KRPPP)“ klassifiziert? Welche spezifischen Datenverarbeitungen und Richtlinien sind damit verbunden?
3. Datenschutzkonfigurationen: Welche Einstellungen wurden zum Schutz personenbezogener Daten vorgenommen?
4. Einsatz von Creator-Tools: Welche „Creator-Tools“ werden genutzt und wie werden Inhalte analysiert und verarbeitet?
5. Verantwortlichkeiten: Wie sind die datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten zwischen der öffentlichen Stelle, TikTok und weiteren Beteiligten verteilt?
6. Rechtsgrundlagen: Auf welche Rechtsgrundlagen stützt sich die Verarbeitung personenbezogener Daten? Wie wird der Datenaustausch rechtlich abgesichert?
7. Vereinbarungen nach DS-GVO: Werden die Vereinbarungen nach Art. 26 und 28 Abs. 3 DS-GVO eingehalten?
8. Transparenz: Wie wird sichergestellt, dass die Verantwortlichkeiten und der Umfang der Datenverarbeitungen für Nutzer klar erkennbar sind?
9. Social Media-Nutzungskonzept: Liegt ein Nutzungskonzept vor, das den Zweck, die Art und den Umfang der Nutzung festlegt und die Rechte der Betroffenen sicherstellt?
10. Evaluation: Wird die Nutzung regelmäßig evaluiert und die Ergebnisse veröffentlicht?
11. Alternativkanäle: Gibt es Alternativen, um dieselben Informationen ohne Datenverarbeitung durch Dritte zu erhalten?
12. Interaktive Beteiligung: Gibt es alternative Möglichkeiten zur interaktiven Beteiligung an der Kommunikation?
13. Schutz von Kindern und sensiblen Daten: Welche Schutzvorkehrungen wurden getroffen?
14. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Gibt es ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
15. Drittlandverarbeitung: Wie wird sichergestellt, dass Datenverarbeitungen in Drittländern erkannt und rechtlich abgesichert sind?

Fazit

Die Nutzung von TikTok und anderen Social Media-Plattformen bietet Behörden neue Kommunikationsmöglichkeiten, stellt jedoch hohe datenschutzrechtliche Anforderungen. Es ist unerlässlich, dass öffentliche Stellen die oben genannten Fragen sorgfältig prüfen, um die Datenschutzkonformität sicherzustellen.

Auch wenn Social Media und insbesondere TikTok eine tolle Möglichkeit bieten vor allem auch mit jüngeren Generationen in Austausch zu treten, sollte datenschutzrechtlich zweimal überdacht werden, ob diese Option für Sie in Frage kommt.