Gerade in Zeiten eines angespannten Wohnungsmietmarktes und attraktiver Zinsen für einen Wohnungs- oder Hauskauf werden eine Reihe von Daten zur allgemeinen Prüfung bei Immobilienangeboten von Maklern- und Immobilienverwaltungsgesellschaften transferiert.

I.

Aus einer Recherche der Frankfurter Allgemeinen Zeitung[i] ging hervor, dass der Datenschutz bzw. die Datensicherheit dabei teilweise außer Acht gelassen wurde. Zu diesem Ergebnis kam im April 2017 auch die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Nordrhein-Westfalen. Bei einer Überprüfung von 40 Unternehmen hatten fast alle datenschutzrechtlichen Nachholbedarf und bei 30 % gab es eklatant viele Datenschutzverstöße.[ii] Schwerpunkt der Prüfung waren Formulare zur Mieter-Selbstauskunft, Datensicherheit bei elektronischer Kommunikation und Online-Kontaktformularen, Löschroutinen- und konzepte und Personalausweiskopien. Bei Wohnungsmietinteressenten dürfen grundsätzlich nur Daten nach erfolgter Besichtigung und ernsthaftem Interesse abgefragt werden. Kritisiert wurde im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Mietverhältnisses vor allem, dass der Grundsatz der Datensparsamkeit und Erforderlichkeit nicht eingehalten wurde. In der Überprüfung für unzulässig erklärt wurden unteranderem die Erfassung von Daten von vorherigen Mietverhältnissen, Angaben zum Familienstand und undifferenzierte Bonitätsauskünkte.

Daneben haben diverse Wohnungsbaugesellschaften Interessenten- und Suchformulare unverschlüsselt im Internet übertragen. Allein schon die Übermittlung der Daten über eine unverschlüsselte Verbindung kann eine Verletzung der Sorgfaltspflichten darstellen und ist straf- und bußgeldbewährt. Dahingehend sieht sich auch die hessische Datenschutzbehörde gezwungen bei derart bedeutsamen personenbezogenen Daten weitere Schritte einzuleiten und die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu überprüfen.

Aufgrund des technologischen Fortschritts werden zunehmend elektronische Hilfsmittel im Bereich des Immobilenbranche eingesetzt. Die Beschäftigung mit dem Datenschutz sollte daher ein wichtiger Bestandteil sein, denn bei Einbindung einer Mietinteressentendatenbank oder einer Onlineplattform sind eine Vielzahl an datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Denn es können eine Reihe von besonders sensible Daten (z.B. durchschnittliches Einkommen, Arbeitsverhältnis, Sozialleistungen) bei der Vermietung oder dem Verkauf von Immobilien anfallen oder besondere datensicherheitsrechtliche Aspekte bei der Registrierung für eine Immobilenaktionsplattformen gefordert werden.

II.

Im Rahmen EU-Datenschutz-Grundverordnung werden ab Mai 2018 neue datenschutzrechtliche Grundsätze wirksam. Der technische Fortschritt erfordert zudem, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen auf aktuellem Stand gehalten werden und bereits bei der Implementierung datenschutzfreundliche Voreinstellungen in den Technologien zu berücksichtigen sind. Diese Grundgedanken spielen auch bei dem Prozess der Digitalisierung von Makleraltbeständen im Hinblick auf das Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen eine Rolle. Bei Notwenigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Vorabkontrolle) sind die Ergebnisse zudem dokumentarisch festzuhalten.

In den Fokus rücken werden weiterhin auch die Ausgestaltung von Einwilligungserklärungen für eine SCHUFA-Abfrage oder eine Speicherung der Daten für ein neues Angebot bzw. zur Weitergabe an einen Maklerpartner.

Daneben ist zu überprüfen, ob die gängige Praxis einer Kopie des Personalausweises überhaupt vorgenommen werden darf, denn grundsätzlich darf dies nur zur Identifizierung verlangt werden, wenn es unbedingt erforderlich ist. Im Zweifel kann der Vermerk „Personalausweis hat vorgelegen“ ausreichend sein.

Sofern Daten durch eine Rechtsgrundlage automatisiert gespeichert werden durften ist abschließend nach  Erfüllung des Zwecks die Frage nach einer datenschutzkonformen Vernichtung und Entsorgung der nicht mehr benötigten Datenbestände zu klären.

Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung.

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[i]http://www.faz.net/aktuell/politik/inland/mangelnder-datenschutz-fuer-wohnungssuchende-14484176.html

[ii]https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Service/submenu_Pressemitteilungsarchiv/Inhalt/PM_Datenschutz/Inhalt/2017/Datenschutz-in-der-Wohnungswirtschaft-_-Keine-Pruefung-ohne-Beanstandung/Datenschutz-in-der-Wohnungswirtschaft-_-Keine-Pruefung-ohne-Beanstandung.php