Die Digitalisierung schafft in der Kommunikationsgestaltung eine Reihe von Möglichkeiten. Allerdings ist es notwendig, dass man sich auf die „neuen Technologien“ vorbereitet, denn beim Einsatz von IT-Anwendungen wie Videokonferenzsystemen, Sprachanalysesoftware oder Smart-Home-Gadgets sind im Vorfeld die datensicherheits- und datenschutzrechtlichen Aspekte zu überprüfen. Um die wettbewerbsrechtlichen Vorteile der Soft- oder Hardware zu nutzen sind die dadurch erfassten Beschäftigten- und Kundendaten, nach einer Überprüfung und entsprechenden Handlungsempfehlungen (z. B. Datenschutz-Folgenabschätzung nach der EU-DSGVO), im Einklang mit dem Datenschutz zu nutzen.

Mit der Thematik von Video-Chat-Systemen beschäftigten sich auch die Landesdatenschutzbeauftragten (Nordrheinwestfahlen und Berlin) in ihren in diesem Jahr veröffentlichten Tätigkeitsberichten.

 1.

Mit einem Bewerbungsverfahren via Video-Chat können mit einer Vielzahl an Bewerbern ein Interview durchführt werden und es eröffnen sich Chancen für Bewerber mit einer großen Entfernung zum potenziellen Arbeitgeber. Problematisch ist allerdings, dass es von aufsichtsbehördlicher Seite keine allgemeine Rechtsgrundlage gibt. Grundsätzlich ergibt sich aus § 32 Abs. 1 BDSG, der Hauptnorm zum Beschäftigtendatenschutz, dass die Datenerhebung für das Bewerbungsverfahren erforderlich sein muss und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen des Betroffenen entgegen stehen dürfen. Das würde bedeuten, dass die Datenerhebung über den Video-Chat in der Form geboten sein müsste, aber davon kann nicht ausgegangen werden. Neben einer gesetzlichen Grundlage wäre an eine Einwilligung zu denken, allerdings wird von aufsichtsbehördlicher Seite bemängelt, dass es in der Regel bei einer Bewerbung an der erforderlichen Freiwilligkeit des Bewerbers gemäß § 4 a BDSG fehlt. Speziell wurde der Einsatz von Skype als unzulässig erklärt, wenn die Daten auf Servern in den USA gespeichert werden und dafür keine ausreichende Grundlage vorhanden ist. Zudem sei das Speichern der Videointerviews oder der Verwendung einer Sprachanalysesoftware nicht zulässig, da so auch das Ton- und Bildmaterial analysiert werden kann.

 2.

Videokonferenzen zur Geschäftskommunikation sind aus datenschutzrechtlicher Sicht unter den folgenden Voraussetzungen möglich. Wenn es der Wunsch des Interviewenden selbst ist bzw. die freiwillige Einwilligung eingeholt wird, die Informationen zur Datenverarbeitung transparent mitgeteilt werden und keine zwanghafte Kopplung an eine Software (mit Speicherung in Drittstatten) vorgenommen wird. Der Vorgang sollte durch den Datenschutzbeauftragten überprüft (Datenschutz-Folgenabschätzung, technische und organisatorischen Maßnahmen, Hinweispflichten im Unternehmen bzgl. der Videoanlage) werden.

3.

Weiterhin ist es in Branchen wie der Finanzdienstleistung, in neuster Zeit möglich, sich per Video-Chat mittels Ausweisdokument zu verifizieren, da sich das Bedürfnis der Identifizierung des Vertragspartners aus den einschlägigen Gesetzen (z. B. Geldwäschegesetz) ergibt. Auch in diesem Fall geben die Aufsichtsbehörden einige Handlungsvorgabe heraus. Vor allem wird  eine freiwillige und informierte Einwilligung mit der Möglichkeit einer Alternative (z. B. Post-ident-verfahren) gefordert, die Erforderlichkeit  muss gegeben sein, nicht benötigten Angaben im Ausweisdokument sind sofort bei Aufnahme zu schwärzen,  das Gespräch darf nicht aufgezeichnet werden (Screenshots sind ausreichen), bei Abbruch müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden und eine etwaige TAN Zusendung muss über ein  anderes Gerät erfolgen. Zudem ist das Verfahren zu verschlüsseln und die Auswahl des Kommunikationsanbieters sollte sorgfältig erfolgen.

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