Wir als datarea GmbH wünschen Ihnen einen ein frohes und vor allem erholsames Weihnachtsfest sowie einen Guten Rutsch ins neue Jahr 2016.

Gerade in der besinnlichen Weihnachtszeit gibt es eine Vielzahl von datenschutzrelevanten Handlungen, welche auf den ersten Blick nicht zwingend als solche einzuordnen sind.

Im privaten Bereich kann bereits der Gang auf den Weihnachtsmarkt, insbesondere im Rahmen der  Angebote, welche sich an Kinder richten (z.B. Briefkasten für den Weihnachtsmann, Ausstellung von Zeichnungen, Adventsgewinnspiel), mit einer Offenlegung von personenbezogene Daten verbunden sein. Diesbezüglich kann jeder für sich selbst bzw. für sein Kind kritisch entscheiden, welche Daten herausgegeben werden dürfen und der Wahrung der Privatsphäre unterliegen.

Im Geschäftsumfeld werden in der Weihnachtszeit ebenfalls verschiedene Kanäle benutzt, um zum einen das Jahr in beschaulicher Art und Weise zu würdigen und zum anderen in diesem Kontext Maßnahmen zur Kundenbindung bzw. zu Marketingzwecken zu nutzen. Besonders beliebt sind dahingehend für Kunden Gewinnspiele, Tombolas, Verlosungen, und Preisausschreiben zu veranstalten oder auf unternehmensinterner Ebene bei Mitarbeitern „Weihnachtswichteln“. Bei all diesen in erster Linie der Freude dienenden Aktionen können personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

Genau hier sollte der Ansatzpunkt sein, dass auch derartige Maßnahmen rechtskonform ausgestaltet werden und im Nachhinein keine Daten in fälschlichem Umfang verwendet werden. Sofern dieser Grundsatz beachtet wird, können die Betroffenen und Ihr Unternehmen von der vertrauensvollen Handhabung profitieren. Neben der datenschutzrechtlichen Sensibilisierung sind konkrete Handlungsvorgaben notwendig, welche sich aus den gesetzlichen Normen sowie Best-Practice Regelungen ergeben.

So ist es beispielsweise verboten, die personenbezogenen Daten, welche von Teilnehmern für eine bestimmte Aktion preisgegeben wurden für andere Zwecke (§ 14 BDSG) zu verarbeiten oder weiter zu geben (§ 16 f. BSDSG). Für eine datenschutzkonforme Gestaltung z. B. von Teilnehmerkarten für eine Verlosung sind vor allem die Datenschutzhinweise (Beachtung der Teilnahmebedingungen und  des Wettbewerbsrechts) konkret festzulegen. Im Vorfeld sind grundlegende Fragen zu klären z. B. für welchen konkreten Zweck die Angabe der personenbezogenen Daten erfolgen soll, welche Daten abgefragt werden müssen (Datensparsamkeit § 3a BDSG), wie die Benachrichtigung der Gewinner erfolgen soll (ggf. auch Einverständnis bei Bekanntgabe der Betroffenen) u.a.

Eine weitergehende Verwendung der Daten ist nur unter engen Voraussetzungen möglich, wenn der Betroffene zweckbezogen bzw. bei der Datenübermittlung an einen benannten Dritten einwilligt.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist bei dem Entwurf einer solchen Teilnehmerkarte, insbesondere auf die Einwilligungserklärung zu achten. Die Einwilligung richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen in § 4a BDSG und kann nicht durch eine sog. „Pausschaleinwilligung“ ersetzt werden. Demnach ist eine Einwilligung nur wirksam, wenn sie auf einer freiwilligen Basis beruht,  der Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung sowie nach den Umständen im Einzelfall erforderlich die Folgen einer Verweigerung angegeben werden. Des Weiteren muss die schriftliche Form gewahrt werden oder die Voraussetzung für eine Ausnahme (z. B.  online/elektronisch) gegeben sein. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Einwilligung bei der zusätzlichen Abfrage anderer Erklärungen gesondert hervorgehoben wird. Zudem ist auf das Widerrufsrecht hinzuweisen, welches der Betroffene ausüben kann, wenn er mit der weiteren Verwendung der Daten nicht mehr einverstanden ist.

Gerne unterstützen wir Sie bei der datenschutzrechtlichen Ausgestaltung Ihrer nächsten datenschutzrelevanten Aktionen, um mit Ihnen gemeinsam die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen zu wahren – bitte sprechen Sie uns einfach im Vorfeld an.

Wir freuen uns über die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen und möchten die nächsten Umsetzungsschritte im Datenschutz, insbesondere aufgrund des in den letzten Tagen verabschiedeten finalen Entwurf der EU-Datenschutz-Grundverordnung mit Ihnen in den Fokus rücken.