Mitarbeiterdatenschutz

Mitarbeiterdatenschutz

I. Allgemeines zum Mitarbeiterdatenschutz

In der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergeben sich Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz aus Art. 88 DS-GVO bzw. Erwägungsgrund 155. Eine sog. Öffnungsklausel eröffnet den Mitgliedstaaten Spielraum beim Erlass von spezielleren Vorschriften. Im neuen Bundesdatenschutzgesetz finden sich diese Konkretisierungen in  § 26 BDSG.

Grundsätzlich dürfen demnach Daten von Mitarbeitern erhoben und verarbeitet werden, wenn es für das konkrete Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. In der Regel handelt es sich beispielhaft um Daten wie Vor- und Nachname, Steueridentifikationsnummer, Kranken- und Sozialversicherungsdaten, Angaben zur beruflichen Qualifikation sowie Bank- und Kontodaten. Das bedeutet, dass auch besondere personenbezogene Daten einbezogen werden und bei diesen persönlichen Daten ein erhöhtes Schutzniveau gewährleistet werden muss.

Für den Fall, dass es sich um Bewerberdaten handelt unterliegen diese auch dem Schutz und zwar unabhängig davon, ob ein Beschäftigungsverhältnis zustande gekommen ist oder nicht. Sofern die Daten von Bewerbern stammen die nicht beschäftigt werden sollen, sind spezielle Aufbewahrungsfristen zu beachten. Für eventuelle vom Bewerber geltend gemachte Ansprüche auf dem Klageweg im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind die Bewerbungen nach sechs Monaten zu löschen. Ebenso müssen natürlich auch die Unterlagen ehemaliger Mitarbeiter nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Personalakten sind zum Beispiel nach drei Jahren nach Wegfall etwaiger Ansprüche datenschutzkonform zu vernichten. Unterlagen zur Lohnabrechnung müssen hingegen nach der Abgabenordnung im Steuerrecht sechs Jahre aufbewahrt werden.

Gegenüber den Mitarbeitern ist der Datenschutz bereits bei Einstellung eines Mitarbeiters präsent, indem die Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet und entsprechend eingewiesen werden.

II. Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis

Eine Einwilligung des Mitarbeiters gemäß § 7 DS-GVO kann nur dann als Rechtsgrundlage für die Verwendung seiner personenbezogenen Daten herangezogen werden, wenn die Einwilligung neben den anderen gesetzlichen Vorschriften auch freiwillig abgegeben worden ist. Aufgrund der gewissen Zwangslage bzw. des Subordinationsverhältnisses muss dies genau geprüft werden.

Ebenso muss sich mit der Einwilligung auseinandergesetzt werden, wenn die Daten eines Bewerbers über eine technische Lösung verarbeitet werden sollen, beispielhaft ein Bewerbungsportal oder eine digitale Lösung zur Führung eines Bewerbungsgesprächs.

III. Informations- und Transparenzpflichten gegenüber dem Mitarbeiter

Gemäß Art. 12 f. DS-GVO sind den betroffenen Personen wie den Mitarbeitern transparente Informationen über die Datenverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen dieser Pflicht ist es sinnvoll, eine entsprechende Erklärung zu verfassen, welche die konkreten Datenverarbeitungen (z.B. Erhebung von Daten, Art und Weise der Datenerhebung, Verwendung der Daten, Empfängerkategorien der Daten) beschreibt und der Mitarbeiter sich so ein genaues Bild über die Verarbeitung seiner Daten machen kann. Es kann auch sein, dass es sich anbietet, bei speziellen Projekten von Mitarbeitern  mit Kunden oder Geschäftspartnern eine konkrete Transparenzerklärung zu erstellen. In Folge dieser Erklärung müssen auch die Rechte des Betroffenen beschrieben werden.

IV. Auskunftsrecht des Mitarbeiters

Gemäß Art. 15 Abs.3 S.1 DS-GVO steht dem Mitarbeiter auch ein Auskunftsrecht über seine personenbezogenen Daten  gegenüber dem Arbeitgeber zu.

Mit der Gewährung eines umfangreichen Auskunftsrechts hatte sich auch das Landesarbeitsgericht in Baden-Württemberg mit Urteil vom 20.12.2018 in zweiter Instanz zu befassen.

Hintergrund des Verfahrens war ein Auskunftsantrag, welcher von einem Mitarbeiter im Kündigungsschutzverfahren geltend gemacht wurde. In dem Antrag nach Art. 15 DS-GVO forderte er, neben der Auskunft auch eine Kopie seiner Leistungs- und Verhaltensdaten. Das Gericht entschied, dass die vom Arbeitnehmer geforderten Kopien seiner Leistungs- und Verhaltensdaten vom Umfang des Auskunftsrechts gedeckt sind. Hinsichtlich des Umfangs des Auskunftsrechts besteht allerdings Uneinigkeit, denn beispielhaft hat sich das Bayrische Landesamt für Datenschutz(BayLDA) in seinem letzten Tätigkeitsbericht dafür ausgesprochen, dass das Auskunftsrecht keinen allgemeinen Anspruch auf Kopien von Dokumenten oder Akten begründet.  

Neben dem Auskunftsrecht haben die Mitarbeiter unteranderem auch ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO.

V. Namensschilder

In vielen Branchen ist es üblich, dass Mitarbeiter Namensschilder mit Vor- und Zunamen auf Ihrer Kleidung bzw. der  Arbeitsmontur tragen. Der Arbeitgeber kann aus betrieblicher Sicht ein Interesse daran haben, dass eine persönliche Ansprache der Mitarbeiter erfolgt. Diesem Interesse  entgegen zustellen, ist das Interesse der Mitarbeiter und der Schutz ihrer Grundrechte und Grundfreiheiten. Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO und Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO muss das Tragen des Namensschildes dem Zweck angemessen sein und auf das notwendigste Maß beschränkt sein.

VI. Mitarbeiter Foto- und Videoaufnahmen

Eine weitere Problemstellung aus dem Bereich Datenschutz (aber auch des KunstUrhG) ergibt sich bei der Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen z. B. im Rahmen der Internetseitengestaltung. Inwieweit es eine taugliche Rechtsgrundlage gibt, wird in der Rechtsprechung viel diskutiert und es ist zunächst auf die Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO abzustellen.

VII. Weitere Problemstellungen

Es gibt eine Reihe weiterer Anknüpfungspunkte zum Datenschutz (Arbeitszeiterfassung, Personalverwaltungsprogramm, Videoüberwachung und Geolokalisierung des Standortes), welche im Zweifel durch eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DS-GVO hinsichtlich der Gefahren und Risiken bewertet werden müssen und dabei gegebenenfalls der Betriebs- oder Personalrat einbezogen werden muss.

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